O restaurante é uma operação de alimentos e bebidas complexa e dinâmica. É como uma “fábrica de alimentos” com prestação de serviço, na qual a incerteza da venda, demanda manter o estoque, lidar com perdas de produtos prontos, processar outros alimentos, além de manter toda logística integrada que envolve a cadeia produtiva de um restaurante, desde os fornecedores até o que é servido ao cliente.
Cada prato de um cardápio tem seus ingredientes e gastos específicos, geralmente sendo necessário um grande e variado número de insumos, comprados de diferentes empresas. Quanto mais elaborado o cardápio, mais produtos estão envolvidos, e consequentemente, mais fornecedores, mais logística e mais produção em um único prato. Quanto ao serviço, que deve ser atencioso e cortês, precisa também estar atento ao que é solicitado à cozinha, pois o erro nessa parte da operação pode gerar perdas desnecessárias, causando até mesmo prejuízo. Portanto, é também um processo que envolve pessoas que vendem, transportam, recebem, processam, cozinham e servem o cliente.
Para fechar toda essa operação complexa e dinâmica de alimentos, de bebidas e de pessoas, o proprietário do negócio deve ser capaz de lidar com todos os tipos de problemas, tais como, uma compra que não foi bem projetada, o fornecedor que não entregou na data acordada, a cozinheira que se ausentou do trabalho, o cliente que reclamou da comida, o garçom desatencioso ou um texto nas redes sociais reclamando do estabelecimento. Além destes episódios típicos, existem os eventos inesperados do dia a dia, os “incêndios” que devem ser “apagados” com muita destreza e habilidade de gestão. Todo empreendedor do ramo deve saber gerenciar um negócio em um ambiente de crise, pois uma coisa é certa, em um restaurante sempre vai acontecer algo fora do script.
A IOGAR um método de gestão com visão 360 graus: ou seja, um método para o controle do ciclo completo de toda a operação do negócio gastronômico. Para aqueles que já utilizam um software de gestão, isto é, que já se geram números para análise quantitativa e financeira de venda, a técnica ajuda o restaurante a dar um salto importante, automatizando suas venda a um controle de estoque, conectando os produtos do cardápio às fichas técnicas e aos insumos. Ao dar entrada de mercadoria no sistema, geram contas a pagar. Após procedimentos de controle de estoque, e com a periodicidade no acompanhamento do inventário, o método promove a baixa na venda e determina os recebimentos, fechando todo o ciclo da operação com organização e gestão.
Não só “fechar o ciclo”, mas manter os procedimentos circulando, pois são processos árduos e cheios de detalhes, mas que se aplicados de maneira adequada, certamente, trarão inúmeros benefícios para o restaurante e satisfação para o empreendedor. É colocar todo o sistema se comunicando de forma correta e demonstrando resultando de toda a operação: desde a compra do produto, produção dos produtos processados, recebimentos, auditoria do extrato financeiro do sistema com a realidade dos extratos bancários, redução do CMV, aumento do lucro, além de promover uma equipe engajada, sólida e dedicada, com conhecimento e consciência da gestão da empresa.
Para uma gestão inteligente, a que se entender que não existe uma única pessoa dentro da empresa, isolada dos demais. Todo colaborador da equipe tem sua importância e deve estar envolvido para fazer a “máquina” rodar com qualidade. Há de se ter paciência, perseverança e cumprir muitos procedimento até que o sistema se adéque a sua realidade e funcione sobre essa nova gestão, mas é garantido, como demonstram as cases de sucesso, a melhora expressiva nos resultados, conhecendo os números reais da operação, qual o prato está trazendo prejuízo, quais as perdas financeiras pela falta de auditorias de cartão, dentre outros recursos disponíveis com auxílio das novas tecnologias.
Não se trata de soluções milagrosas, é um passo a passo de como utilizar as ferramentas digitais, de forma obter melhor aproveitamento dos recursos, aplicado, concomitantemente, a uma gestão estratégica e à gestão do negócio, através da Inteligência Operacional de Gestão e Automatização de Restaurantes (IOGAR).
NÃO é difícil, mas exigirá trabalho, intenção clara e comprometimento.
Haverá procedimentos a serem cumpridos, para sempre, para manter a “roda” girando.
Avançando todas as etapas, seu LUCRO consequentemente irá aumentar!
Reflexão e Motivação
Muito trabalho virá, muitos desafios, muitos procedimentos a cumprir. Contudo, ultrapassando todas as etapas certamente irá atingir todos os resultados esperados e ditos aqui.
Automatizar não significa somente colocar todas as informações corretas no sistema, mas manter todos os processos e ser muito rígido para com a realização dos procedimentos.
É uma nova gestão que você começará à aplicar a sua empresa/restaurantes, ou seja, uma nova forma de gerenciar todos os pontos que envolvem os os gastos e lucros.
Objetivos a serem alcançados
O objetivo inicial a ser alcançado é ter uma boa base de cadastro, correta, de maneira que esteja preparada para interligar todo o sistema de operação da empresa/restaurante, e assim, conseguir fechar toda a operação de maneira clara e real. Quanto mais organizada for essa etapa, melhor, mais rápido e mais eficiente será o resultado do IOGAR. O primeiro passo é entender a operação.
Os objetivos a serem alcançados em empreendimentos com cardápio A La Carte são:
Valor do CMV mensal de cada prato;
Valor do CMV individual de cada prato;
Valor de custo das bebidas (um por um);
Controle de perdas, desperdícios , faltas e/ou desvios de produtos.
Cruzar dados da produção com a venda é o melhor controle que pode haver em um restaurante, mas para tanto, é preciso manter todos os procedimentos do IOGAR, todas as fichas técnicas fidedignas ao cadastro do sistema e que todos os processados dando alta (ou inseridos) no sistema, assim como as perdas.
Quais as necessidades para atingir os objetivos:
Conhecimento de toda a produção, dos produtos manipulados e dos processados da operação.
Sistemas de Gerenciamento de Restaurantes
Atualmente, a maioria dos empreendedores já utiliza algum tipo de software de gestão, seja para gerar dados fiscais, como para controle de caixa. Mas os sistemas de gerenciamento tem se aperfeiçoado nos últimos anos, devido à grande demanda no setor, trazendo inúmeras funcionalidades que são muito úteis para estratégias de gestão de negócios gastronômicos.
Os dados gerados através de relatórios e balancetes podem proporcionar uma visão 360º de toda a cadeia produtiva, conectando a compra à entrada de insumos no estoque, bem como a saída do estoque na produção e na venda; e ainda, conciliar o recebimento da venda ao extrato bancário, entre outros. Alguns dos mais populares são O TOTVS Chef e Degust. Com interfaces intuitivas, oferecem recursos de customização de relatórios, planos de contas, contas a pagar e contas a receber. Controle e Inventário de estoque, e muito mais. Com a conexão de todas essas etapas da cadeia produtiva, é possível gerar ações efetivas e assertivas, assim como, reduzir custos, desperdícios, perdas e roubos
Preparando a equipe
Para começar a desenvolver o projeto da IOGAR, como já foi dito, é fundamental ter uma equipe engajada e envolvida. No primeiro momento, o dono (ou os sócios) vai determinar quem será o seu Coordenador do projeto. Deverá conhecer todo o mecanismo do sistema do restaurante, a implantação da metodologia IOGAR e acompanhar todas as etapas do processo. Além dele, serão necessários:
Coordenador do Projeto (Sócio/Proprietário)
Gestor de Inteligência Operacional (GIO)
Gestor de ADM/FINANCEIRO
Gestor de Compras/Fiscal
Gestor de Estoque/Inventário
Chef (Gestor da Cozinha)
Barman (Gestor do Bar)
Definições de cargos e funções:
Gestor de Inteligência Operacional (GIO)
Colaborador(a) responsável em compreender como está sendo e como será pensada a implantação da Inteligência Operacional, diante do seu cardápio e da realidade da empresa. Essa função é de extrema importância para a implantação da metodologia. Ele deve ter conhecimento da operação como um todo, dos recursos da ferramenta digital, bem como, saber utilizá-los nas inúmeras variações que envolvem a gestão de um restaurante.
Gestor de ADM/FINANCEIRO
Colaborador(a) responsável pelo administrativo/financeiro que irá auxiliar com as taxas reais que os cartões de crédito/débito e tickets acordados com a empresa, também fornecerá o fluxo de pagamentos fixos que a empresa tem, além de contribuir com “ponte” entre a empresa e a contabilidade para o cadastro correto dos impostos no sistema, entre outros.
Gestor de Compras/Fiscal
Colaborador(a) responsável pelas compras, para conhecer e fornecer os dados do cadastro, as particularidades de cada produto, os dados dos fornecedores, entre outros. Assim como ter conhecimento dos dados fiscais de cada produto.
Será o responsável por entrada das Notas Fiscais no sistema.
Gestor de Estoque/Inventário
Colaborador(a) responsável por controlar o estoque, fazer os inventários, auditar produtos, dar entrada na produção, dar baixa nas perdas, entre outras.
Chef de Cozinha (Gestor da Cozinha)
Chef e/ou responsável pela cozinha que irá fornecer todas as composições do cardápio, as fichas técnicas e a logística de produção da cozinha com os seus processados. Se não há Chef nesse momento, uma pessoa responsável por fornecer todas essas informações.
Barman (Gestor do Bar)
O barman e/ou responsável pelo bar, é imprescindível assim como o chef, para informar a composição de cada bebida preparada.
Se você chegou até aqui, uma nova gestão desponta no seu horizonte! A automatização completa de seu restaurante, vai merecer persistência e perseverança, no final os números não mentem, com a organização e otimização dos fluxos internos, com a qualificação de colaboradores, com o controle de insumos e processados, a inteligência operacional de gestão e automatização de restaurante fecha o ciclo 360 graus da cadeira produtiva, tornando o seu negócio mais fácil de gerenciar e mais lucrativo!
Se você quer saber como colocar em prática o IOGAR Inteligência Operacional de Gestão e Automatização de Restaurantes, baixe o ebook "Primeiros passos da IOGAR", gratuitamente. Lembre-se que se trata de um passo a passo e não é aconselhável tentar pular etapas. Sigamos!
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